Umowa z firmą sprzątającą biura – sprawdź, co powinna zawierać
Umowa z firmą sprzątającą biura – sprawdź, co powinna zawierać
Sporządzenie umowy na świadczenie usług w zakresie utrzymania biura w czystości jest ogromnie ważne. Dokument ten podpisany zarówno przez klienta, jak i przedstawiciela firmy sprzątającej, to gwarancja poczucia bezpieczeństwa dla obu stron, jak również jasne sprecyzowanie oczekiwań wobec usługodawcy. Sprawdź, co powinien zawierać.
Umowa na świadczenie usług sprzątania – dlaczego warto ją zawierać?
Podpisanie umowy z firmą sprzątającą biura to zabezpieczenie dla obu jej stron – zarówno dla Ciebie jako przedsiębiorcy, jak i nas, jako usługodawcy. Warunki współpracy powinny być jasno określone od samego początku, dzięki czemu prawdopodobieństwo pojawienia się ewentualnych niedomówień jest znacznie mniejsze. W razie wątpliwości zawsze możesz odnieść się do dokumentu i sprawdzić, jaki zakres prac czy cen uwzględnione są w jego zapisach.
Każda profesjonalna firma świadcząca usługi sprzątania powinna zaproponować Ci zawarcie umowy. W przeciwnym wypadku możesz mieć uzasadnione obawy dotyczące jej wiarygodności, jak i jakości wykonywanych usług. Niezależnie od tego, czy w grę wchodzi utrzymanie czystości w pomieszczeniach biurowych o bardzo wysokim standardzie, czy też w mniejszych obiektach z podstawowym wyposażeniem, bezpieczeństwo powinno być Twoim priorytetem.
Zakres usług sprzątania – ich koszt i płatności
Jednym z kluczowych czynników jakie należy wziąć pod uwagę przed podpisaniem umowy z firmą sprzątającą biura jest precyzyjne określenie zakresu świadczonych usług. Dzięki temu unikniesz nieporozumień w trakcie całego okresu trwania współpracy. W zapisach powinna znaleźć się informacja na temat tego, co wchodzi w skład wariantu podstawowego.
- W naszej ofercie możesz liczyć na takie usługi jak m.in.:
ścieranie kurzy z powierzchni ogólnodostępnych,- sprzątanie, jak również dezynfekcja toalet,
- mycie podłóg,
- odkurzanie wykładzin,
- mycie powierzchni zmywalnych w kuchni,
- wymiana worków na śmieci.
Nie musisz za nie dodatkowo płacić. Możesz jednak rozszerzyć pakiet sprzątania o dodatkowe czynności takie jak np. mycie okien czy pranie dywanów, a tym samym dopasować go do swoich indywidualnych potrzeb. Pamiętaj jednak o tym, że powinny być one zawarte w umowie. Wszystko po to, aby zaoszczędzić czas na ewentualne wyjaśnienia. Ponadto jest to bardzo ważny czynnik również przy ustalaniu wyceny za zamówione usługi.
Weź również pod uwagę formę rozliczenia. Sprawdź, czy zgodnie z umową jesteś zobowiązany do uiszczania płatności co miesiąc, czy może otrzymasz rachunek po każdym sprzątaniu. Upewnij się także, czy np. zapewnienie środków czyszczących przez firmę jest wliczone w cenę czy też traktowane jako usługa dodatkowa.
Kiedy firma ma sprzątać? Częstotliwość i godziny świadczonych usług
Zawierając umowę z firmą sprzątającą bardzo ważne jest uwzględnienie tak istotnych aspektów jak częstotliwość świadczenia usług sprzątania. Tutaj w grę wchodzą już Twoje indywidualne potrzeby. Najważniejsze jest to, aby postawić na harmonogram prac, który będzie w pełni wystarczający do tego, aby utrzymać w biurze czystość.
Jako wykonawca zalecamy również doprecyzowanie godzin sprzątania. Jest to szczególnie istotne w przypadku firm, którym zależy na minimalizowaniu zakłóceń w wykonywaniu przez pracowników codziennych obowiązków – zwłaszcza, kiedy w grę wchodzą te dość inwazyjne czynności, jak czyszczenie wykładzin, czy też mycie okien.
Najczęściej w biurach sprawdza się poranny system sprzątania, bądź też wieczorny. Nie jest to jednak reguła.
Nie bez znaczenia pozostaje także to, aby doprecyzować w umowie, które z powierzchni mają być utrzymywane w czystości. Najlepiej jest dokładnie ustalić ilość m.in. pomieszczeń biurowych, jak również toalet i pozostałych części wspólnych. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest podanie ich metrażu.
Odpowiedzialność za czyszczenie w trakcie którego doszło do zniszczenia mienia
Zabezpiecz się na każdą ewentualność. Podczas świadczenia usług sprzątania biura, nawet przez doświadczoną i profesjonalną firmę, nie można całkowicie wyeliminować ryzyka powstania szkód, które mogłyby narazić Cię na straty finansowe. Przed podpisaniem umowy upewnij się, że usługodawca bierze na siebie odpowiedzialność związaną z pokryciem kosztów naprawy czy wymiany wadliwego wyposażenia.
Najlepsze firmy na rynku posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC), w tym nasza, dzięki czemu nie musisz martwić się o swoje mienie. Ponadto jest to także forma zabezpieczenia dla drugiej strony umowy – w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń nie musi ona szukać budżetu na pokrycie.
Umowa z firmą sprzątającą – sposób i okres jej wypowiedzenia
Podpisując umowę z firmą sprzątającą z pewnością liczysz na usługi długoterminowe. Nie można jednak przewidzieć wszystkiego, dlatego powinny znaleźć się w niej zapisy dotyczące zakończenia współpracy. W praktyce mowa przede wszystkim o okresie wypowiedzenia – najczęściej w grę wchodzi miesięczny lub trzymiesięczny, w zależności od ustaleń i preferencji.
Z jednej strony miesięczny okres wypowiedzenia dla Ciebie, jako usługobiorcy, może być korzystny – zwłaszcza jeśli nie jesteś zadowolony z jakości wykonywania usług. Z drugiej jednak, gdy to usługodawca zrezygnuje ze współpracy z Twoją firmą, masz tylko 30 dni na znalezienie zastępstwa. Przeanalizuj wszystkie za i przeciw i wybierz opcję, która będzie dla Ciebie najbardziej korzystna.
Nie bez znaczenia jest również sposób wypowiedzenia umowy. Bardzo powszechną praktyką jest dostarczenie wydrukowanego i podpisanego dokumentu pocztą tradycyjną lub kurierem. Niektóre firmy dopuszczają jednak skorzystanie z drogi mailowej.
Wzór umowy na usługi sprzątania
Wśród elementów, które powinien zawierać wzór umowy istotne miejsce zajmują te, które będą precyzyjnie określać zarówno zakres świadczonych usług, jak i prawa oraz obowiązki obu stron. Oczywiście nie można zapominać także o tak istotnym aspekcie, jak warunki finansowe.
Wśród punktów umowy powinny znaleźć się więc takie jak m.in.:
- Informacje o stronach umowy. W praktyce mowa o danych identyfikacyjnych klienta, jak również firmy sprzątającej (w tym m.in. adres siedziby firmy, dane jej przedstawicieli czy też telefon kontaktowy).
- Zakres świadczonych usług – w tym dokładne określenie obszarów, które mają być utrzymane w czystości.
- Częstotliwość i godziny sprzątania.
- Koszty i harmonogram płatności. Tutaj warto jest również uwzględnić ewentualne dodatkowe opłaty na przykład za zastosowane środki czystości.
- Odpowiedzialność i ubezpieczenie.
- Warunki na jakich umowa może zostać rozwiązana.
Jak widzisz, sporządzenie umowy jest nieodzowne na drodze do podjęcia satysfakcjonującej współpracy dla obu stron. To gwarancja bezpieczeństwa i uniknięcie ewentualnych sytuacji