Szukasz doświadczonej firmy sprzątającej, a zgodnie z decyzją zarządu konieczne jest zorganizowanie przetargu? Świetnie trafiłeś. Mamy dla Ciebie garść cennych porad, które będą pomocne na drodze do tego, aby powierzchnia biurowa i w razie konieczności pozostałe części budynku lśniły czystością, po tym, jak zadbają o to profesjonaliści. Sprawdź, jak krok po kroku należy przejść przez przetargowy proces z podziałem na poszczególne etapy. 

Przetarg na usługi sprzątania – czy może go organizować prywatna firma?

O ile przetargi kojarzą się głównie z sektorem publicznym, o tyle świetle obowiązującego prawa mogą je organizować również przedsiębiorstwa. Każda firma ma możliwość zarówno nabywania, jak i sprzedawania towarów oraz usług. Zgodnie z art. 701 § 1 kodeksu cywilnego umowa może być zawarta w drodze aukcji albo przetargu. Biorąc pod uwagę § 2 jako przedsiębiorca, który go organizuje, jesteś zobowiązany do określenia w ogłoszeniu: miejsca, czasu, przedmiotów i warunków. Niezależnie od tego, w jakim województwie znajduje się dane przedsiębiorstwo, bądź czy w rachubę wchodzi podział gminny. 

Przepisy nie mówią o tym, gdzie musisz zamieścić ogłoszenie. Ponadto zorganizowany przez Ciebie przetarg na świadczenie usług sprzątania biura może być skierowany do ograniczonego grona odbiorców, bądź też mieć charakter powszechny. 

WAŻNE: Masz prawo do zmian warunków przetargu lub do jego odwołania. Jest jednak pewien haczyk: jesteś zobowiązany do zamieszczenia takiej informacji w ogłoszeniu przetargowym na utrzymanie czystości. 

Kompleksowa usługa sprzątania pomieszczeń – przemyśl dokładnie to, co ma być przedmiotem przetargu i jakim budżetem dysponujesz

Proces przetargowy na utrzymanie czystości w Twoim biurze jest uzależniony od tego, jak się do niego przygotujesz i jakie masz oczekiwania względem firm sprzątających. Koniecznie zastanów się nad tym, czy zamierzasz korzystać z usług tych, które działają wyłącznie na rynku lokalnym, czy też również ogólnokrajowym.

Kolejne istotne kwestie, które musisz rozstrzygnąć, to jasne określenie celu przetargu, jak również jego ramy czasowe. Niezbędna jest także weryfikacja budżetu, który firma przeznaczyła na pokrycie kosztów współpracy z wybranym oferentem. 

Harmonogram, dokumenty i opis przedmiotu przetargu mają znaczenie

W organizacji przetargu na świadczenie usług w zakresie sprzątania biura nie może zabraknąć sporządzenia harmonogramu. 

W praktyce powinien on zawierać takie informacje jak m.in.:

• Termin ustalenia powyżej opisanych kwestii,  jak i kompletowania dokumentacji przetargowej.
• Datę rozpoczęcia postępowania przetargowego.
• Co jest przedmiotem zamówienia.
• Termin składania ofert.
• Data ogłoszenia decyzji.
• Przewidywany czas rozpoczęcia współpracy.

Ogłoszenie oprócz danych firmy, jej lokalizacji i metrażu powierzchni biurowej, powinno zawierać to z jaką częstotliwością wymagane jest świadczenie usług w zakresie świadczenia usług sprzątania. 

Sama usługa sprzątania pomieszczeń biurowych może zawierać w sobie szereg wymagań. Organizując przetarg, koniecznie sprecyzuj, czego oczekujesz od przyszłego usługodawcy. W praktyce mowa o zakresie usług, jaki ma świadczyć dany podwykonawca. Ważne jest także to, czy ma być to kompleksowe sprzątanie wszystkich pomieszczeń (w tym również mycie okien, pranie wykładzin etc.) czy też wybranych z ograniczoną ilością usług. Zadbaj też o informację dotyczącą tego czy firma wymaga utrzymania w czystości terenów zewnętrznych. 

W ten sposób będziesz w stanie zawęzić grono oferentów i tym samym zwiększysz szansę na wybór firmy, która w pełni będzie spełniała oczekiwania i potrzeby firmy dla której organizujesz przetarg.

Ważne jest także to, abyś poinformował oferentów o tym, jakimi kryteriami kieruje się firma przy podejmowaniu decyzji. Może być to np.

• cena,
• doświadczenie,
• posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej,
• elastyczność, 
• możliwość pracy w godzinach porannych/wieczornych.

Możesz już z góry opracować treść umowy na bieżące utrzymanie czystości w obiektach
biurowych, którą podpiszesz z firmą sprzątającą, ale nie jest to obligatoryjne. Zrób tak, jeśli będziesz chciał już na wstępie zabezpieczyć swoje interesy. Ważne jest jednak to, aby była ona jawna. Jej wzór musi być dostępny dla uczestników przetargu. Pamiętaj o tym, aby pojawiła się w wersji nieedytowalnej, bez opcji śledzenia zmian. 

Informacje dotyczące sprzątania pomieszczeń – zbieranie i analiza ofert

To czas na to, aby zapoznać się z kosztorysami, które dostarczyli oferenci. Jeśli zadbałeś o poprzednie kroki w organizacji przetargu, to powinieneś otrzymać kompleksowe oferty. 

Ponadto na tym etapie powinieneś wziąć pod uwagę kryteria wyboru – tak zwaną kartę oceny – jeśli je zamieściłeś w ogłoszeniu na świadczenie usług porządkowych. 

Aby ułatwić sobie zadanie, warto jest sporządzić dokument na podstawie którego zweryfikujesz liczbę otrzymanych ofert, porównasz kandydatów i sprawdzisz to czy kwalifikują się do możliwości podjęcia współpracy. Warto również uwzględnić czynniki, które wpłynęły na odrzucenie oferty. 

Po wyborze firmy oferującej sprzątania pomieszczeń biura zadbaj o archiwizację dokumentacji przetargowej, w tym złożonych ofert. Ostatnie mogą okazać się bardzo przydatne przy okazji organizowania kolejnych przetargów na sprzątanie obiektów, bądź na potrzeby firmowego audytu. 

Powyższe wymagania obowiązują w 2024 roku.  Artykuł jest aktualizowany na bieżąco.