Utrzymanie porządku w biurze to jeden z aspektów jego funkcjonowania, którego absolutnie nie możesz bagatelizować. Jego czystość wpływa nie tylko na wydajność pracowników, ale także wizerunek firmy. Pozostaje jednak pytanie, co się bardziej opłaca – zatrudnienie firmy sprzątającej czy własnego personelu? Sprawdź!

Outsourcing usług porządkowych – o czym mowa?

Outsourcing usług sprzątania to rozwiązanie, które zyskuje na popularności i nie ma w tym cienia przypadku. Określenie to stanowi połączenie trzech słów z jęz. angielskiego, a dokładniej: outside (zewnętrzny), resource (zasoby), using (korzystanie). W dosłownym tłumaczeniu, jest to więc wykorzystanie zasobów zewnętrznych – powierzanie zadań bądź procesów firmom specjalizującym się w danej branży.

Zapewne jako przedsiębiorca zgadzasz się z tym, że utrzymanie czystości w swoim biurze powinno być priorytetem. Ma to przełożenie zarówno na komfort i jakość pracy pracowników, jak również wizerunek firmy. I tu właśnie pojawia się przestrzeń, którą może wypełnić profesjonalna firma sprzątająca, która oferuje outsourcing usług porządkowych. Ta oprócz tego, że zdejmie z Ciebie konieczność zatrudnienia personelu sprzątającego, zadba o to, by biuro lśniło czystością. 

Firma sprzątająca – zalety i wady outsourcingu sprzątania

Czy warto zatrudniać zewnętrzne firmy do sprzątania pomieszczeń biurowych? Jako przedsiębiorca z pewnością chcesz dbać o dobrą organizację czasu pracy, jak również jej efektywność. Stawiając na usługi outsourcingu nie musisz przejmować się zarządzaniem zadaniami własnego personelu, co gwarantujeoszczędność czasu. Ten możesz przeznaczyć na rozwój swojego biznesu.

Pamiętaj, że firma sprzątająca dba o czystość w biurze na wielu frontach. W grę wchodzi wykonywanie zarówno podstawowych czynności takich jak np. odkurzanie dywanów i wykładzin czy mycie podłóg, jak również tych bardziej zaawansowanych jak np. mycie okien czy dezynfekcja pomieszczeń. Efekt? Twoi pracownicy zyskają komfortową przestrzeń do pracy i będą mogli w pełni skupić się na swoich obowiązkach.

Utrzymywanie porządku w biurze to wyzwanie, które wymaga odpowiedniego podejścia. Powierzenie go wyspecjalizowanym firmom sprzątającym, które zatrudniają doświadczonych i wykwalifikowanych pracowników przekłada się na wysoką jakość usług. Co ważne, dysponują nie tylko niezbędną wiedzą, ale również sprzętami z najwyższej półki i środkami czyszczącymi – ekologicznymi.

Jeśli już przy nich jesteśmy – zewnętrzne firmy używają preparatów bezpiecznych dla zdrowia. Ponadto eliminują one patogeny chorobotwórcze, w tym groźne bakterie, pleśnie czy roztocza. Utrzymywanie porządku w biurze pozwala zatem zmniejszyć ryzyko alergii czy rozwoju infekcji górnych dróg oddechowych. Bezpieczeństwo pracowników powinno być dla Ciebie priorytetem.

Korzystanie z usług firmy sprzątającej oznacza również elastyczność. Możesz z łatwością dostosować harmonogram sprzątania do godzin pracy biura, dzięki czemu Twój zespół może wykonywać swoje obowiązki w ciszy i spokoju. Ponadto wybierasz także to, ile razy w tygodniu firma sprzątająca ma pomóc Ci w utrzymaniu porządku – raz, dwa czy też trzy.

Outsourcing to także krótka droga do optymalizacji kosztów. Zatrudnienie własnych pracowników wiąże się koniecznością zapewnienia im pensji, ubezpieczenia, jak również szkoleń. Musisz ponadto przeznaczyć budżet na zakup środków czyszczących, urządzeń, a także ich serwis.

Korzystanie z usług firmy sprzątającej nie jest jednak rozwiązaniem pozbawionym wad. Największą z nich jest zależność od zewnętrznego usługodawcy. Tym samym nie masz wpływu m.in. na jego terminowość czy też to, w jaki sposób weryfikowane są kwalifikacje pracowników. Ponadto istnieje także obawa o zniszczenie mienia. Dlatego też stawiaj na firmy sprzątające, które oferują ubezpieczenie majątkowe.

Biuro sprząta pracownik etatowy – zalety i wady takiego rozwiązania

Zatrudnienie pracowników do sprzątania na etat ma wiele zalet. Wśród nich warto wymienić takie jak m.in.:

• możliwość weryfikacji umiejętności,
• wyznaczanie obowiązków,
• kontrola liczby przepracowanych godzin,
• w przypadku braku należytego wywiązania się z powierzonych zadań, możliwość bezpośredniego zwrócenia uwagi i wystosowania prośby o poprawę jakości pracy.

Nie możesz jednak zapominać o wadach zatrudnienia pracownika na etat:

• Pracownik może iść na zwolnienie lekarskie, a ponadto należy udzielić mu urlopu wypoczynkowego, co wiąże się z koniecznością znalezienia osoby na zastępstwo.
• Jako pracodawca, jesteś zobowiązany do opłacania m.in. składek ZUS.
• Zapewnienie benefitów, w tym np. szkoleń, dodatkowego ubezpieczenia etc.

Profesjonalne usługi sprzątania – analiza kosztów

Zarówno outsourcing porządkowy, jak i zatrudnienie pracownika etatowego traktowane są w kategorii pt. wydatek. Sprawdźmy więc, jak przedstawiają się koszty tego przedsięwzięcia.

Koszty zatrudnienia pracownika

Jeśli chcesz zatrudnić pracownika na pełen etat, to zgodnie z najnowszymi rozporządzeniami (stan na 2025 r.) minimalna pensja krajowa wynosi 4626 zł brutto. Z kolei minimalna stawka godzinowa to 30,50 zł brutto. Rzecz jasna jest to najniższe z możliwych wynagrodzeń, a jako pracodawca możesz zaproponować wyższe. Do tego dochodzi możliwość zaoferowania benefitów, w tym np. pakietu prywatnej opieki medycznej etc.

Kolejne koszty, to zakup środków czystości, jak również sprzętu. Musisz liczyć się z tym, że często nie są to jedynie takie rzędu szczotka, mop, czy też ściereczka, a na przykład wózki do sprzątania. 

Podsumowując: zatrudnienia pracownika w duecie z kosztami ponoszonymi za zakup odpowiednich środków i sprzętu często oscyluje wokół nawet 8-10 tys zł netto w skali miesiąca. 

Z jakimi kosztami musisz się liczyć korzystając z outsourcingu usług porządkowych? 

Biorąc pod uwagę nasz cennik, warto zdać sobie sprawę z tego, że ponoszone koszty za usługi są jednocześnie oszczędnością. Co to oznacza w praktyce?

W cenie pakietu jest m.in. zastosowanie profesjonalnych (ekologicznych) środków czystości, artykuły higieniczne, ubezpieczenie za powierzone mienie, a ponadto korzystanie ze specjalistycznego sprzętu do utrzymania czystości i dedykowany opiekun.

W grę wchodzi wycena indywidualna, jeśli posiadasz lokal o powierzchni powyżej 200 m kw. Poniżej tego metrażu pakiety zaczynają się już od 1099 zł netto za miesiąc usług sprzątania raz w tygodniu. Kolejny, to 1399 zł netto za 2 razy w tygodniu i za 3 razy w tygodniu – 1699 zł netto. 

Jakość usług i efektywność pracy mają znaczenie – bez względu na to, czy stawiasz na personel zewnętrzny, czy własnego pracownika

Zewnętrzna firma sprzątająca czy własny pracownik? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wybór powinien być podyktowany przede wszystkim indywidualnymi potrzebami, jak również możliwościami finansowymi. Miej jednak na uwadze to, że jeśli postawisz na outsourcing usług, zrzucasz ze swoich barków wiele obowiązków. Ponadto weź pod uwagę fakt, że masz do czynienia z profesjonalistami. Doskonale znają się na swojej pracy i wykonują swoje obowiązki z zachowaniem wszelkich standardów: sanitarno-higienicznych, ekologicznych, jak również etycznych.