Współpraca z firmą sprzątającą powinna opierać się na zaufaniu. W Twoim biurze z pewnością nie brakuje wartościowego sprzętu, a tym bardziej, poufnej dokumentacji. Dotyczy to niemal każdego przedsiębiorcy, niezależnie od branży w której działa. Dobra firma sprzątająca musi posiadać więc sprecyzowane procedury bezpieczeństwa dotyczące nie tylko wrażliwych danych, ale też mienia. Na jakie aspekty należy zwrócić szczególną uwagę? Sprawdź!

Weryfikacja personelu, który dba o utrzymanie czystości biura

Dobry pracownik firmy sprzątający to przede wszystkim taki, któremu można w pełni zaufać. Mowa zarówno o jakości prowadzonych prac porządkowych, jak również pewności, że można być przy nim spokojnym o poufne dane. 

Osoba, która sprząta Twoje biuro powinna posiadać do tego odpowiednie kompetencje i dbać o najwyższe standardy pracy – z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP).

Kluczowy okazuje się również aspekt punktualności, zaangażowania i odpowiedzialności. Dobry pracownik firmy sprzątającej to taki, który zawsze dotrzyma danego słowa, jest chętny do podnoszenia kwalifikacji. 

Zdajemy sobie sprawę z tego, że powierzenie mienia, to poważna decyzja – zwłaszcza, kiedy wrażliwe dane są często łatwo dostępne. Każda zawarta w nich informacja musi być ściśle tajna. Dlatego też zatrudniając pracowników, zawsze weryfikujemy opinie ich poprzednich pracodawców. Określamy poziom doświadczenia, jak również to, czy dana osoba nie była karana. Ponadto sprawdzamy poziom wiedzy na temat profesjonalnych usług porządkowych i przepisów BHP.

Wiemy, jak ważny jest rozwój pracowników i jak rynek usług porządkowych dynamicznie się zmienia. Dlatego też nieustannie dbamy o ich szkolenia (w tym dotyczące świadomości w zakresie ochrony danych). Zwiększanie kompetencji, umiejętność obsługi profesjonalnego sprzętu, odpowiedzialność, dyskrecja i zaangażowanie – to właśnie wyróżnia naszych pracowników na tle konkurencji. Możesz w pełni im zaufać!

Kontrola dostępu do pomieszczeń biurowych, które należy sprzątać

Dobra firma sprzątająca powinna posiadać odpowiednie procedury działań, gdy w grę wchodzi utrzymanie porządku w miejscu przechowywania poufnych danych. Wiele pomieszczeń biurowych ma ograniczony dostęp, który jest ściśle kontrolowany i monitorowany. Wszystko po to, aby uniknąć dotkliwych konsekwencji ewentualnego wycieku informacji, o którym w dobie RODO nie może być mowy.

Kontrola dostępu do biura to pewność, że żadna osoba niepożądana nie będzie mieć dostępu do wrażliwych stref, takich jak m.in. serwerownie, archiwa czy pomieszczenia z dokumentacją.

W przypadku nawiązania współpracy z firmą sprzątającą, klienci często muszą udostępnić wspomniane strefy. Jak usługodawca powinien przygotować do tego swoich pracowników? Często nadaje się im dostęp w postaci np. kodów lub kart zbliżeniowych do zamków elektronicznych. Wymagane jest więc to, aby osoby sprzątające nie udostępniały ich osobom postronnym. Każde naruszenie wiąże się z poważnymi konsekwencjami – zarówno prawnymi, jak i finansowymi.

Odpowiedzialne firmy sprzątające niezwykle dużą wagę przywiązują do instruowania swojego personelu w tej kwestii. 

Bezpieczeństwo – umowa poufności NDA

Każdy pracodawca wie, jak ważny jest komfort zawierania umów z partnerami biznesowymi. Nie inaczej jest w przypadku nawiązania współpracy z profesjonalną firmą sprzątającą. Aby zminimalizować ryzyko m.in. wycieku danych i zapewnić obu stronom spokojny sen, warto jest wykorzystać potencjał umowy poufności NDA – Non-disclosure agreement. 

Ma ona ogromne znaczenie na drodze do ochrony informacji wrażliwych. Co ważne – jej złamanie może się wiązać z poważnymi konsekwencjami. Zarówno w przypadku firm porządkowych, jak i prosperujących w innych branżach, umowa wskazuje poufne informacje – wszelkie dane, które mają być niejawne dla osób postronnych (za wyjątkiem sygnatariuszy). Właściwy zapis to ustalenie wysokości przewidywanych kar umownych, gdyby postanowienia zostały naruszone.

Takie działanie, to dbałość o bezpieczeństwo w Twojej firmie. Zadaniem NDA jest zapewnić Cię o tym, że specjaliści ds. usług porządkowych będą dyskretni – pod rygorem surowych konsekwencji. Poufne dane nie mogą zostać przekazane żadnym osobom postronnym, nawet przez przypadek. To ogromnie ważna kwestia, o którą dba profesjonalna firma sprzątająca.

Przepisy BHP – bezpieczne przechowywanie środków i sprzętu

Regularne sprzątanie niezwykle pozytywnie wpływa na komfort pracy – nie tylko w przypadku właścicieli biur, ale całego zatrudnionego w nim personelu. Niezależnie od tego, jaki zakres usług sprzątania wchodzi w rachubę (np. mycie podłóg, okien, powierzchni płaskich etc.), każda firma sprzątająca powinna wprowadzić i stosować się do ogólnych zasad bezpieczeństwa przechowywania produktów czyszczących i dedykowanych urządzeń.

Zgodnie z przepisami BHP (Bezpieczeństwa i Higieny Pracy), do przechowywania środków czystości należy przeznaczyć wydzielone pomieszczenia lub szafki chemiczne. Wszystko po to, aby nie dostały się w niepowołane ręce. Jest to szczególnie ważne – zwłaszcza w przypadku silnych detergentów. 

Kluczowa jest także systematyczna inwentaryzacja. Sprawdzanie stanów magazynowych pozwala uchronić pracowników sprzątających przed ewentualnymi brakami. Jeszcze ważniejsze jest wprowadzenie obowiązku sprawdzania daty ważności środków czystości. 

Konieczne jest również utrzymanie porządku i wprowadzenie specjalnego systemu przechowywania, a także oznaczeń. Dzięki temu personel sprzątający zdecydowanie szybciej będzie mógł przystąpić do wykonania usługi.

Prowadzenie regularnych audytów – jak dbać o czystość, to profesjonalnie!

Stałe monitorowanie pracowników połączone z oceną jakości usług sprzątających powinno być na porządku dziennym. Zwłaszcza, kiedy w grę wchodzą pomieszczenia, w których znajdują się poufne informacje. Jako partner, któremu można w pełni zaufać, nieustannie dbamy o regularne audyty, Te umożliwiają nam zarówno weryfikację świadczonych prac porządkowych, jak również tego, czy pracownicy przestrzegają wszelkich procedur bezpieczeństwa. 

Doskonale wiemy, jak ważne jest bezpieczeństwo danych podczas sprzątania biur! Dlatego też dbamy o najwyższe standardy – zarówno w trakcie rekrutacji pracowników, jak również monitorowania ich pracy. Podnosimy ich świadomość w zakresie wymogów poufności i tym samym możemy zagwarantować, że Twoje dane nigdy nie ujrzą światła dziennego z ich powodu.